Инвойс: что это, проформа-инвойс, образец и правила заполнения

Сегодня мы разберем, какую информацию необходимо указывать в инвойсе на поставку товаров из Китая.

Для начала важно понимать, что у слова «инвойс» есть два значения.

Первое — это счет, который чаще всего называют проформой инвойса (Proforma invoice).

Если проводить аналогию с привычным документооборотом внутри России, то это аналог счета на оплату. В международной торговле это и есть проформа инвойс или платежный инвойс.

Второй документ — это отгрузочный инвойс (Invoice), который обычно называют просто инвойсом. Это фактически аналог товарной накладной (ТОРГ-12) или универсального передаточного документа (УПД). Не путайте его со счетом-фактурой, так как счет-фактура подтверждает уплату НДС, а инвойс подтверждает передачу товара. То есть это именно документ, аналогичный товарной накладной.

Что такое инвойс простыми словами

Инвойс — это коммерческий документ в международной поставке. По нему покупатель, банк, перевозчик и таможня понимают, кто продает товар, кто покупает, что именно отгружается, сколько это стоит и на каких условиях идет поставка. В закупках из Китая инвойс обычно идет вместе с упаковочным листом, контрактом и транспортными документами.

Проформа инвойс используют до финальной отгрузки как предварительный счет и основу для оплаты. Коммерческий инвойс оформляют по фактической партии и используют для отгрузки, таможни и закрывающих документов. Если нужен образец инвойса, смотрите не только на внешний вид документа, но и на обязательные поля: продавец, покупатель, товар, количество, цена, валюта, условия поставки и реквизиты.

Проформа инвойса

Теперь подробнее о том, что должно быть указано в проформе инвойса. Начнем сверху:

1. Наименование продавца и наименование покупателя.
2. Номер инвойса и дата его составления.
3. Номенклатура товара — перечень товаров с указанием технических характеристик, если они важны.
4. Количество товара, цена за единицу и общая стоимость.
5. Дополнительные расходы, такие как упаковка, хранение, доставка по территории Китая и другие.
6. Фотографии товара — часто их добавляют для упрощения идентификации товара, например, чтобы было проще определить цвет или характеристики.
7. Условия оплаты — например, 30% предоплата и 70% по факту готовности товара.
8. Сроки производства — время с момента получения оплаты до отгрузки.
9. Реквизиты для платежа — валюта платежа должна быть указана.
10. Если инвойс связан с контрактом, делается ссылка на этот контракт.
11. Условия отгрузки по Инкотермс — например, FOB, EXW и пункт, к которому привязан этот термин.
12. Если инвойс не привязан к контракту, в него включают дополнительные данные, такие как способ доставки, срок возврата денег в случае неотгрузки товара и другие условия, необходимые для валютного контроля.

Отгрузочный инвойс

Теперь перейдем к отгрузочному инвойсу. В нем указываются те же данные, что и в проформе инвойса:

• Поставщик и покупатель.
• Условия поставки.
• Номер инвойса, дата его составления, дата контракта и дата проформы инвойса.
• Описание товара, количество, цена и стоимость.
• Условия поставки по Инкотермс.
• Номер транспортного средства — например, номер контейнера или авиационной накладной (AWB).
• Отгрузочный лист — он также передается в таможню.

Упаковочный лист

Не забудьте, что вместе с инвойсом должен быть предоставлен упаковочный лист (packing list). Это документ, в котором указываются данные по весу и объему товара. В нем содержится та же информация, что и в инвойсе: наименование поставщика и покупателя, ссылка на инвойс, а также дополнительно:

• Количество единиц товара.
• Вид упаковки.
• Количество штук в одной упаковке.
• Вес нетто (вес товара без упаковки).
• Вес брутто (вес товара с упаковкой).
• Объем товара.

В таможню предоставляются два основных документа: инвойс (или отгрузочный инвойс) и упаковочный лист. Эти документы необходимы для корректного оформления груза и прохождения таможенных процедур.

На каком языке должен быть инвойс?

В российскую таможню предоставляется инвойс на русском языке.

Если поставщик выписал его на английском, то нужен перевод на русский.

С поставщиком лучше составлять на английском или английском и китайском.

Инвойс для таможни при поставке из Китая

Для таможни инвойс должен помогать идентифицировать товар без догадок. В нем нужны точные наименования, количество, цена за единицу, общая стоимость, валюта, условия поставки, продавец, покупатель, страна происхождения и описание, которое совпадает с упаковочным листом и транспортными документами.

Если в инвойсе написано слишком общее описание вроде «goods», «clothes» или «accessories», таможня может запросить пояснения и дополнительные документы. Для белого ввоза из Китая лучше сразу указывать модель, материал, назначение, артикул, состав и другие признаки, которые помогают подобрать код ТН ВЭД.

Часто задаваемые вопросы об оформлении инвойсов

Если вам нужно перевезти товар из Китая в белую, свяжитесь с нами

Узнать о рисках карго доставки из Китая

Перейти на страницу «Белая» доставка из Китая: основы

Статьи из рубрики Сколько стоит доставка из Китая?

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу и каналу в Max

Самые популярные статьи

• Что купить в Китае на продажу в 2026 году

• Фабрики в Китае по пошиву одежды: как найти и проверить

• Экспортная декларация из Китая: образец, поля и зачем нужна

• Как физическому лицу ввезти авто из Беларуси или Казахстана

• ГТД это: как читать номер таможенной декларации

• «Мне все равно как товар проходит границу». А Вам?

• Как проверить китайскую компанию и контрагента в Китае

• Платежи в Китай 2026: какие банки работают и как платить

• Made in China: как покупать товар и доставлять в Россию

• Алибаба сайт: что это, отзывы, плюсы и минусы заказов из Китая

Чтобы сделать расчет доставки из Китая, оставьте запрос